プライバシーポリシー

株式会社文書設計ラボ（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する文書作成、編集、校正、構成設計、各種ドキュメント関連サービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報等の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

事業者名：株式会社文書設計ラボ

所在地：〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台3丁目2-5 文書設計ラボビル 4F

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6384-7926

2. 取得する情報および取得方法

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• お問い合わせ内容、依頼内容、見積内容、契約内容、打合せ記録
• 請求・支払に関する情報
• 本サービスの利用履歴、閲覧履歴、アクセスログ、Cookie等のオンライン識別子
• 当社との通信記録、添付ファイル、提出資料に含まれる個人情報
• 採用応募者に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）

当社は、これらの情報を、本人から直接取得するほか、契約先企業、紹介元、業務委託先、公開情報、または本サービスの利用に伴い自動的に取得する場合があります。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 本サービスの提供、運営、管理のため
• お問い合わせ、見積依頼、資料請求等への対応のため
• 契約の締結、履行、請求、支払、保守、アフターサポートのため
• 文書作成、編集、校正、構成設計、レビュー、納品に関する業務遂行のため
• 本人確認、認証、不正利用防止、セキュリティ確保のため
• 本サービスの品質向上、改善、新サービス開発のため
• 当社の営業活動、案内、各種連絡、セミナー・イベント等のご案内のため
• 採用選考、連絡、入社手続のため
• 法令に基づく対応、権利行使、紛争対応のため
• 上記に付随する業務のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、個人情報を適法かつ公正な手段で取り扱います。個人情報の利用は、原則として以下のいずれかに基づきます。

• 本人の同意がある場合
• 契約の履行または契約締結前の本人の求めに応じた手続を実施するために必要な場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要であり、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 当社の正当な事業上の利益のために必要であり、本人の権利利益を不当に侵害しない範囲である場合

5. 個人情報の第三者提供および共同利用

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合
• 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託する場合
• 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により事業が承継される場合

当社は、文書作成支援、クラウド保管、メール配信、決済、システム運用等の業務を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、必要かつ適切な安全管理措置を求めます。

なお、当社が共同利用を行う場合には、法令に従い、共同利用する項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者を別途公表または通知します。

6. 個人情報の外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メールサービス、分析ツール、業務支援ツール等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者に提供または保管させる場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、必要な情報提供、同意取得、または適切な措置を講じます。

外国にある第三者へ個人情報を提供する場合には、当該国の個人情報保護制度、第三者の安全管理措置、当社が講じる措置等について、法令に基づき必要な範囲で確認・説明を行います。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間保存します。保存期間は、情報の種類、利用目的、契約関係、法令上の保存義務等を踏まえて個別に定めます。

• 契約・請求関連情報：契約終了後、法令上必要な期間
• お問い合わせ情報：対応完了後、合理的な期間
• 採用応募情報：選考終了後、法令・社内規程に従う期間
• アクセスログ等：セキュリティ管理および不正防止に必要な期間

保存期間経過後、または利用目的達成後は、当社の定める方法により適切に消去または匿名化します。

8. ご本人の権利

当社は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、ご本人からの請求に対して適切に対応します。ご本人は、法令の範囲内で以下の権利を有する場合があります。

• 保有個人データの開示を求める権利
• 内容の訂正、追加または削除を求める権利
• 利用停止、消去を求める権利
• 第三者提供の停止を求める権利
• 利用目的の通知を求める権利
• データポータビリティに関する情報提供を求める権利（法令上認められる範囲に限る）
• 処理の制限または異議を申し立てる権利（法令上認められる範囲に限る）

これらの請求を行う場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従って対応します。

9. 同意の撤回

ご本人が個人情報の取扱いについて同意した場合でも、同意はいつでも撤回できます。ただし、同意の撤回前に適法に行われた取扱いの有効性には影響しません。

同意の撤回により、本サービスの一部または全部をご利用いただけなくなる場合があります。撤回をご希望の場合は、当社までご連絡ください。

10. 苦情・相談の申立て

当社の個人情報の取扱いに関してご不明点、ご意見、苦情、相談等がある場合は、当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。誠実かつ迅速に対応します。

また、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関への相談・申立てもご検討いただけます。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限の管理、認証管理
• 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
• 委託先の選定および監督
• ログ管理、監査、インシデント対応体制の整備
• 保管媒体・書類の適切な管理、施錠保管、廃棄管理

万一、個人情報に関する事故等が発生した場合には、法令に従い、必要な報告、通知、再発防止策の実施を行います。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情・相談は、以下までご連絡ください。

株式会社文書設計ラボ

所在地：〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台3丁目2-5 文書設計ラボビル 4F

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6384-7926

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により公表し、掲載時または別途定める効力発生日から適用されます。

制定日：2026年4月11日